书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
1．称呼 ：也称“起首语”，是对收信人的称呼。在信纸第一行顶格写起，后加“：”。
（1）写给亲人，要写称谓，如“爸爸”、“妈妈”、“哥哥”、“姐姐”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑姑”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
（2）写给平辈或晚辈。可直接用名字、昵称。
（3）写给师长，通常只写其姓氏，再加“老师”二字，如“吴老师”。假如连名带姓，直称老师的姓名，就显得不大自然且欠恭敬。
（4）如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
2．正文
（1）正文通常以问候语开头。问候语要简洁、得体，写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。最常见的是“您好！”“你好！”，依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”
（2）问候语之后，常有几句启始语。如：“久未见面，我非常想念你。” “近来一切可好？”
（3）接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3．结尾 正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。结尾的习惯写法有两种：
（1）在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。
（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
4．署名和日期
（1）在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。
（2）日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。
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